Når kontoret sætter sig mellem to stole

Lene Becker, administrerende direktør, LAIKA Rumdesign

Vrede skribenter harcelerer fra tid til anden i medierne over det åbne kontors rædsler. I absolutter beskrives rodløse, ulykkelige medarbejdere, der trynes af den onde ledelse, der som en ultimativ magtdemonstration nu også har taget den faste plads fra deres ansatte.  

Som ekspert i workplace design med snitflade til tusindvis af medarbejdere og deres ledere hvert år, genkender jeg ikke de intentioner, der beskrives. Derimod er jeg optaget af, hvad det er, der gået galt, når linjerne kridtes så hårdt op.

I en miniserie af indlæg vil jeg forsøge at dykke længere ned i, hvordan særligt en manglende forståelse for både vores arbejdsliv anno 2019 og, mere konkret, forskellige typer af kontorindretning (traditionelt storrum vs. aktivitetsbaseret indretning) kan spænde ben for dialogen. Og hvordan vi, ved at stille skarpt på vores reelle behov - op mod dem, vi tror, vi har - gør det både oplagt og nødvendigt at indrette såvel vores arbejdsrum som arbejdsdag på nye måder. 

“Hvad er det, der i visse situationer forvandler kontoret til en slagmark, hvor det personlige skrivebord står tilbage som den sidste bastion? Og hvordan er bordet blevet så vigtigt, når realiteten er, at mange af os stort set ikke sidder der længere…”

Storrumskontorets storhed - og fald

De seneste 40-50 år har storrumskontoret været den åbenlyse løsning, når virksomheder og organisationer har skullet indrette arbejdsrum. Den kvadratmeter-besparende indretning, med rækker af fire- og seksmandsbordgrupper, møderum og – når det går vildt for sig – whiteboards på hjul, forklarer sig med antagelsen om, at det åbne rum nedbryder siloer og skaber optimale rammer for samarbejde og innovation. 

Over årene er storrumskontoret nogle steder blevet suppleret af koncepter som free seating, hvor den faste, personlige plads erstattes med færre, ’flydende’ delepladser. 

Mange virksomheder har nemlig lavet en korrekt konstatering af, at der hver dag står massevis af ledige skriveborde rundt omkring i de danske kontorlandskaber. Medarbejderne sidder i stedet til arbejdsmøde med en anden afdeling, er på eksternt kundebesøg, arbejder hjemmefra, holder en del af deres 6 - 8 ugers årlige tid væk fra arbejde - eller taler i telefon i kopirummet. Med andre ord: vidensmedarbejdere sidder ikke ret meget ved deres borde. Det er med ganske få undtagelser helt nøgternt situationen gennemsnitligt 50% af tiden. Uanset branche og profession. (Også for jer, der siger, at dét gør I. Bare kig dig omkring og tæl tomme borde på din arbejdsplads et par dage, og du vil se, at jeg har ret!) 

At man reducerer antallet af skriveborde, og tager kvadratmeterne tilbage, giver rationelt set god mening, da det er økonomisk og klimamæssigt ressourcespild at skulle drifte store arealer, hvis kun halvdelen af medarbejderne er til stede ved deres borde. Men free seating lægger bare til det traditionelle storrums grundlæggende udfordring: at de åbne, udefinerede rammer forudsætter, at de medarbejdere, der deler kontormiljø, arbejder på samme måde, på samme tidspunkt.

“Det traditionelle storrums grundlæggende udfordring er, at de åbne, udefinerede rammer forudsætter, at de medarbejdere,
der deler kontormiljø, arbejder på samme måde, på samme tidspunkt.”

I praksis har de enkelte medarbejdere nemlig ofte deres egne, individuelle arbejdscyklusser, og derfor opstår behovet for samarbejde og koncentration blandt medarbejderne i storrummet asynkront i løbet af en dag. Det resulterer i, at vi forstyrrer hinanden – og har dårlig samvittighed overfor vores kollegaer, når telefonen ringer – også selvom det er vores arbejde at tale i den. For der er ingen klare regler og ingen alternative rum, til det vi har brug for i løbet af dagen.

Det aktivitetsbaserede arbejdsmiljø med plads til både samarbejde og koncentration

Overordnet set har vi alle, der arbejder med vores hoveder mere end vores hænder, de samme to dominerende behov: Behov for (mange forskellige slags) samarbejde. Og behov for koncentreret enearbejde. For nogle er balancen 50-50. For andre 20 (samarbejde)-80 (enearbejde) i funktioner, hvor der produceres mere. Men dybest set, er det disse to aktiviteter, der skal være rum til på en moderne arbejdsplads.

Problemet med de mange uigennemtænkte storrum er, at de forventes at kunne understøtte begge aktiviteter samme sted, på samme tid. Oftest uden ekstra faciliteter - udover overbookede, alt for store og tit helt ens indrettede møderum.

Hvis vi i stedet interesserer os for, hvor medarbejderne egentlig er henne og hvilke aktiviteter de har i løbet af dagen, opnås en essentiel viden om organisationen og den enkeltes reelle behov. Således kan vi indrette vores m2 med de rigtige faciliteter: f.eks. daglige homebases (afdelings-’ankre’) i definerede zoner, hvor det står klart om man er stille eller snakkende. Åbne mødefaciliteter til de ikke-fortrolige, uformelle møder – gerne tæt på kaffen. Inspirerende mødesteder til brainstorm med tavler og tusser. Velindrettede, identitetsskabende møderum til større, eksterne præsentationer. Og ikke mindst de livgivende stillezoner, hvor man ikke må forstyrres med mindre huset brænder… Kort sagt, forskellige rum til dagens forskellige aktiviteter!

Det er min store overbevisning, at nysgerrighed på vor tids ændrede arbejdsdag både i rum og adfærd er dybt nødvendig og vigtig for vores arbejdsglæde. Både som individ og organisation er der meget at hente ved en åben tilgang til vores arbejde - og hvad vi har behov for som mennesker for at trives. Fællesskab, samarbejde, leg, ro, følelsen af effektivitet... Det er alt sammen kvaliteter man bør finde i et veldesignet, aktivitetsbaseret arbejdsmiljø, med dens palette af rum og plads til alle vores mange, daglige aktiviteter og behov.

Spørgsmålet er nu, hvordan vi vender et langt arbejdslivs vaner og indser, at vi måske slet ikke befinder os, der hvor vi tror - og begynder at reagere på den indsigt. Det handler næste indlæg om.

Lene Becker er stifter af og adm. direktør for LAIKA Rumdesign: Hun har de seneste 10 år rådgivet og indrettet arbejds- og læringsrum for nogle af Danmarks mest innovative virksomheder.