Post COVID19 arbejdsliv

Vi skal ikke bare tilbage, men TILBAGE TIL FREMTIDEN

Lene Becker, administrerende direktør, LAIKA Rumdesign

Selvom vi naturligvis skal interessere os for korrekte afstande og alternative bordopsætninger, så er genåbningen ikke bare en praktisk opgave.

Vi spilder en kæmpe strategisk mulighed, hvis vi som organisation ikke ser det potentiale for udvikling og tilpasning, som kriser altid fører med sig.

Vi læser hele tiden de samme forudsigelser: Vi vil fremadrettet arbejde mere hjemme. Og der vil komme flere online møder. Men hvad så? Ganske få forholder sig til det strategiske perspektiv i den kæmpe omvæltning, vi alle har været igennem de seneste par måneder. Den selvindsigt og arbejdsforståelse, som vi normalt hos LAIKA bruger meget målrettet krudt på at skabe gennem intense forløb, har pludselig sat i sig i en hel befolkning, i en hel verden. Learning by doing, seeing is believing.

Alligevel fokuseres der mest på, hvordan vi hurtigst muligt kan komme tilbage til 'business as usual'. Og selvom vi naturligvis skal interessere os for korrekte afstande og alternative bordopsætninger, så er genåbningen ikke bare en praktisk opgave. Vi spilder en kæmpe strategisk mulighed, hvis vi som organisation ikke ser ledelsesopgaven og perspektivet. Vi må dvæle ved dét, som vi har lært, de nye vaner, som vi gerne vil holde fast i. Hvilke gamle vaner, vi måske gerne vil sige farvel til. Og som ledere, hvad er budskabet, når vi kan tage scenen og være synlige og samlende i det fællesskab, som har været så savnet.

Lige nu er der et åbent vindue for at tage nye beslutninger, fordi det er så åbenlyst for alle, at 'den gamle arbejdsmåde', altså the ooold ways helt tilbage fra tidlig 2020, på mange måder er blevet udfordret på både effektivitet og trivsel. Så ja, vi vil arbejde mere hjemme og holde mange flere online møder. Men endnu vigtigere er det, at ledere pludselig har oplevet, hvordan medarbejderne leverer, også når de ikke er i rum med dem. Samtidigt har medarbejderne oplevet en helt anden frihed til at vælge, som de hverken vil eller bør opgive igen. Flere vil reflektere over, hvor og hvordan de får det bedste udbytte af deres arbejdsdag og være klar til at arbejde på nye måder, netop fordi det også giver fortsat adgang til de muligheder, som vi nu har oplevet på vores krop og taget til os.

“Så det store spørgsmål er:
Hvorfor i alverden skal vi komme på arbejde?
Hvad er den fysiske arbejdsplads' berettigelse?”

Vi står altså lige nu med en sjælden mulighed: Den større tillid til medarbejderne og øget social kapital på arbejdspladsen, kan give lederne mod og tro på 'at sætte medarbejderne fri'. Mange af os vil fortsætte med at arbejde hjemmefra som et naturligt supplement til de andre zoner, vi ser på velindrettede arbejdspladser. Vores nye online færdigheder kombineret med nye vaner giver os mulighed for meget større fleksibilitet i vores brug af m2.

Fra mødepligt til tilvalg

Arbejdspladsen skal være et attraktivt tilvalg, selvom vi nu alle har mærket på vores krop, at det ikke er det eneste sted, man kan arbejde godt og effektivt. Dog er der noget særligt en arbejdsplads kan som fælles sted - hvad det lige er hos jer, jeres unikke cocktail, det skal I finde frem til. Herunder er et par bud som samtale-kickstarter:

Den fysiske arbejdsplads berettigelse:

• Arbejdsfællesskabet: at være tilstede sammen styrker relationer. Relationer bygger på tillid og den opbygges bedst, når vi kan se og aflæse det hele menneske. Kropsprog, mimik, tonefald er mindre tydelige i det digitale univers og disse er vigtige nøgler til at føle indlevelse og sympati for andre mennesker. Gode relationer og tryghed er en forudsætning for innovation, læring og effektivitet.

• Engagement: Mennesket stimuleres af at være sammen i en flok, som arbejder for en fælles sag. Vi smittes i højere grad af det fælles engagement, når vi er fysisk tilstede sammen.

• Videndeling og læring: Nærvær, let adgang til kolleger og videndeling samt muligheden for at observere andre er en vigtig del af læringsprocessen.

• On-boarding: Fysisk tilstedeværelse er afgørende for, hvor hurtigt vi bliver fortrolige med vores nye arbejdsplads og får indsigt i kulturen, processer og opbygget de nødvendige relationer.

• Tryghed og identitet: Arbejdet og det meningsfulde fællesskab er en væsentlig del af mange menneskers identitet. På arbejdspladsen med kollegerne kan vi vise og møde interesse og omsorg for os som hele mennesker, så vi føler, at vi hører til.

• Fremtidssikring af organisationen: Mange nævner, at effektiviteten både i soloarbejde og samarbejde har fungeret godt selvom vi har været på afstand. Flere tilføjer dog vigtigheden af, at relationerne allerede var opbygget i det fysiske rum. Vi har stået på skuldrene af vores tid sammen på arbejdspladsen, som også fremover skal prioriteres for at fremtidssikre organisationen.

“Roads? Where We’re Going, We Don’t Need Roads.” (Doc i 'Back to the Future')

Hvis vi regner med, at vi fremadrettet vil arbejde hjemme 1 dag om ugen i gennemsnit, så ser vi på 20% mindre fysisk tilstedeværelse i nogle i forvejen ofte meget tomme arbejdsrum. Øget hjemmearbejde vil rigtig mange steder endnu engang stille spørgsmålstegn ved nødvendigheden af det personlige skrivebord i kontorlandskabet. Meget COVID19 indretning vil ydermere kræve mere plads også i samarbejdsområder, for at sikre den nødvendige afstand. Og vi skal bruge plads til at sikre gode faciliteter til det stigende antal online møder. Vi har lige nu en mulighed for at tage den dialog ud fra den allerbedste, mest frugtbare præmis, nemlig som en ændring ud fra fælles interesser, der for alvor tilgodeser både organisation og medarbejdere.

Medarbejdere har under lock-down oplevet en hverdag med mindre transport, mere fokustid til opgaverne og et digitalt arbejdsliv, der fungerer. Hertil hører vi om mere nærhed med familien og om mere fokus på den gode pause. Vi har alle oplevet at tage aktive valg i planlægningen af vores dag, og flyttet os for at finde det bedste sted til ro og koncentration eller samarbejde. Og i øvrigt også lært hvor meget samarbejde, der kan finde sted udenfor det klassiske mødelokale, ikke bare på Teams, men også på walk'n'talks med hørebøfferne på. Aldrig har vi været så bevidste om vores arbejdsdags palette af meget forskellige aktiviteter.

“Vi har lige nu en mulighed for at tage en dialog ud fra den allerbedste,
mest frugtbare præmis, nemlig som en ændring ud fra fælles interesser,
der for alvor tilgodeser både organisation og medarbejdere.”

De nye indsigter for både ledere og medarbejdere gør det oplagt at kigge mod ABW, activity-based working. 'Aktivitetsbaseret indretning' er noget ganske andet end det traditionelle storrum, som vi også har skrevet om. Og princippet understøtter i høj grad den gode arbejdsplads efter COVID19:

• Opgør med det personlige skrivebord. Før COVID19 oplevede vi allerede arbejdspladsen med lange rækker af tomme skriveborde. Når vi forventer at flere vil vælge en hjemmearbejdsdag, giver det endnu mere mening at gøre op med det personlige skrivebord. Tomme skriveborde er hverken attraktivt eller en meningsfuld udnyttelse af m2. Og i modsætning til faste pladser giver free seating mulighed for det frie valg, at sætte sig tættere på eller længere væk fra kollegaerne, alt efter arbejdsopgaver, personlighed - og vores meget forskellige følelser omkring smitterisiko.

• Arbejdspladsen skal fremstå attraktiv, god afstand mellem funktionerne, ren og ryddelig og varieret. Skiltning af leveregler og guidelines skal være personaliseret til jer, tænk over sprog og udformning - al kommunikation skaber kultur!

• God ergonomi og let adgang til kollegerne er nogle af de stærke argumenter for arbejdspladsens berettigelse. Der skal være skriveborde nok til, at du kan få en god ergonomisk arbejdsplads og i et område i nærheden af de kolleger, som du skal samarbejde med, når du har behov for det.

• Clean desk. En forudsætning for god hygiejne på arbejdspladsen er bl.a. at skrivebordet skal ryddes efter brug, så det står klar til næste bruger og kan rengøres ordentligt i løbet af dagen.

• Empowerment by choice. Medarbejderne skal blive ved med at bruge deres nye erfaringer til at føle kontrol over deres arbejdsdag. Hvilket arbejde skal jeg udføre i dag og hvor udfører jeg det bedst?

• Arbejdspladsen skal både understøtte fokus og samarbejde. Det er en illusion at tro, at fokuseret enearbejde i fremtiden bare skal foregå derhjemme. Et mix mellem aktiviteter i løbet af en dag er både virkeligheden for langt de fleste - og mest optimalt for vores hjerne, hvis vi skal bevare vores energi, kreativitet og effektivitet.

• Faciliteter til online møder skal i meget højere grad indtænkes i indretningen. Online møder bliver så stor en del af vores hverdag, så vi både skal sikre komfort og variation og skærme kolleger mod støj og forstyrrelser. Vi vil blive dygtigere til at differentiere mellem typer af online møder og skal have varierede faciliteter, der kan understøtte forskelle i formål og stemning i f.eks. kreative, uformelle møder, formelle præsentationer eller webinarer.

• Anerkendelsen af værdien af relationsopbygning, kaffepausen, uformelle- og ad hoc møder vil vokse. Vi skal skabe flere faciliteter til samarbejde, sparring, leg og pauser og fortsat arbejde med zoning, så medarbejderne har let ved at vælge det til og fra.

Arbejdspladsen skal fortsat eksistere som sted, for det er her vi finder fællesskab og den følelse af formål, der gør vi tager jobbet i første omgang og herefter bliver hængende. Som altid bør en optimal indretning tilpasses virksomheden, arbejdsprocesser, kultur, medarbejderprofiler og meget andet. Og aktivitetsbaseret indretning fungerer naturligvis ikke kun med free seating. Løsningerne er mange og individuelle - men den store opfordring herfra er, at sætte barren højt, og ikke have så travlt med 'bare at komme tilbage'. Som ledelse er der en helt særlig mulighed for at steppe op på den berømte ølkasse og mene noget og ville noget. Derfor må vi simpelthen ikke overse de helt åbenlyse strategiske muligheder for tilpasning og udvikling, som kriser ofte bringer med sig. Tag et grundigt kig på, hvad I lærte af lockdown, og hvor I ønsker jer hen. Bare det er fremad og ikke kun tilbage...

Lene Becker er stifter af og adm. direktør for LAIKA Rumdesign: Hun har de seneste 10 år rådgivet og indrettet arbejds- og læringsrum for nogle af Danmarks mest innovative virksomheder.